Medical Store বিলিং: ব্যাচ, এক্সপায়ারি ও GST

Medical store-এর বিলিং সাধারণ দোকানের চেয়ে কঠিন। প্রতিটি স্ট্রিপের ব্যাচ নম্বর ও এক্সপায়ারি তারিখ থাকে, দাম MRP হিসেবে ছাপা থাকে, অনেক ওষুধ খোলা একক হিসেবে বিক্রি হয়, আর মেয়াদোত্তীর্ণ স্টক সময়মতো ডিস্ট্রিবিউটরকে ফেরত দিতে হয়। এই গাইডে জানুন medical store-এর বিলিং কীভাবে সাজাবেন যাতে কাউন্টার দ্রুত চলে এবং স্টক নিয়ন্ত্রণে থাকে।

ফার্মেসির বিলিং কেন আলাদা

জেনারেল স্টোর একটি প্যাকেট বিক্রি করেই শেষ। ফার্মেসিকে প্রতিটি আইটেমের জন্য আরও অনেক কিছু ট্র্যাক করতে হয়:

এগুলি হাতে করলে কাউন্টার ধীর হয় এবং ভুল হয়। ফার্মেসির জন্য তৈরি বিলিং সফটওয়্যার ক্রয়ের সময় একবার এই তথ্য নেয় এবং বিক্রির সময় নিজে থেকে ব্যবহার করে।

ক্রয়ের সময় ব্যাচ ও এক্সপায়ারি লিখুন

সবচেয়ে পরিষ্কার উপায় হলো মাল আসার সময়ই ব্যাচের তথ্য লেখা, বিক্রির সময় নয়। ডিস্ট্রিবিউটরের ক্রয় বিল লেখার সময়:

1. প্রতিটি আইটেমের ব্যাচ নম্বর, এক্সপায়ারি তারিখ, MRP ও ক্রয়মূল্য লিখুন।
2. প্যাক সাইজ লিখুন, যেমন স্ট্রিপে 10টি ট্যাবলেট বা 100 ml-এর 1টি বোতল।
3. MRP-তে ছাড় দিলে বিক্রয়মূল্য বা ছাড় ঠিক করুন।

এরপর আইটেম বিক্রি করলে সফটওয়্যার উপলব্ধ ব্যাচগুলি দেখায় এবং সবার আগে মেয়াদ শেষ হওয়া ব্যাচটি বেছে নেয় (FEFO: first expiry, first out)। শুধু এতেই এক্সপায়ারির লোকসান অনেক কমে যায়।

খোলা ট্যাবলেটের সঠিক বিলিং

ক্রেতারা প্রায়ই স্ট্রিপের একটা অংশ কেনেন। সফটওয়্যার প্যাক সাইজ জানলে আপনি 10 ট্যাবলেটের স্ট্রিপ থেকে 4টি বিল করতে পারেন, আর দাম হবে স্ট্রিপ MRP-র 4/10। স্টক 0.4 স্ট্রিপ কমবে। মাসের শেষে স্টক রিপোর্ট তাকের সঙ্গে মিলে যাবে।

ওষুধে GST

22 সেপ্টেম্বর 2025-এর হার পরিবর্তনের পর বেশিরভাগ ওষুধে 5% GST, কিছু জীবনদায়ী ওষুধ করমুক্ত, আর কিছু অন্য স্বাস্থ্যসেবা পণ্যে আলাদা হার। প্যাকে ছাপা MRP-তে GST ধরা থাকে, তাই বিলে MRP থেকে উল্টো হিসাব করে করযোগ্য মূল্য বের করতে হয়।

উদাহরণ: ₹105 MRP-র ওষুধে 5% GST হলে করযোগ্য মূল্য ₹100 এবং GST ₹5। বিলিং সফটওয়্যার প্রতিটি লাইনে এই হিসাব করবে। বর্তমান হার সবসময় HSN কোড (বেশিরভাগ ওষুধের জন্য অধ্যায় 30) দেখে যাচাই করুন।

এক্সপায়ারি ব্যবস্থাপনা: প্রতি মাসের রুটিন

1. প্রতি মাসের 1 তারিখে "90 দিনের মধ্যে মেয়াদ শেষ" রিপোর্ট বের করুন।
2. শীঘ্র মেয়াদ শেষ হওয়া স্টক তাকের সামনে রাখুন এবং আগে বিক্রি করুন।
3. যা সময়মতো বিক্রি হবে না, তার ফেরত বা বদলের জন্য ডিস্ট্রিবিউটরের সঙ্গে কথা বলুন। বেশিরভাগ ডিস্ট্রিবিউটর মেয়াদ শেষের আগে নির্দিষ্ট সময়ের মধ্যেই ফেরত নেন।
4. ফেরতকে সফটওয়্যারে ক্রয় ফেরত (ডেবিট নোট) হিসেবে লিখুন, যাতে স্টক ও হিসাব দুটোই আপডেট হয়।
5. সম্পূর্ণ মেয়াদোত্তীর্ণ স্টক নিয়ম মেনে নষ্ট করুন এবং স্টক রাইট-অফ লিখুন।

এই রুটিন মেনে চলা ফার্মেসিগুলি কয়েক মাসের মধ্যেই এক্সপায়ারির লোকসান অনেক কমিয়ে ফেলে।

প্রেসক্রিপশন ও ক্রেতার রেকর্ড

যেসব ওষুধে প্রেসক্রিপশন লাগে, সেগুলির বিলের সঙ্গে ডাক্তারের নাম ও প্রেসক্রিপশনের তারিখ রাখুন। ক্রেতার মোবাইল নম্বর সেভ করাও লাভজনক: প্রতি মাসে ওষুধ নেওয়া রোগীদের রিফিলের সময় মনে করিয়ে দেওয়া যায়, এতে বিশ্বাস ও বারবার বিক্রি দুটোই বাড়ে।

ক্রয় ফেরত ও ডিস্ট্রিবিউটরের ক্রেডিট

ফার্মেসি অনেক ডিস্ট্রিবিউটরের কাছ থেকে মাল নেয় এবং ফেরত প্রায়ই হয়। প্রত্যেক ডিস্ট্রিবিউটরের আলাদা ফেরতের তালিকা রাখুন। স্টক ফেরত দেওয়ার সময় ব্যাচ নম্বর ও পরিমাণসহ ডেবিট নোট লিখুন। ডিস্ট্রিবিউটর ক্রেডিট নোট দিলে তা আপনার ডেবিট নোটের সঙ্গে মেলান। যে ফেরত মেলানো হয়নি, সেটাই টাকার লোকসান।

মার্জিন ও ছাড় ঠিক করা

অনেক ফার্মেসি নিয়মিত ক্রেতাদের MRP-তে 5% থেকে 15% ছাড় দেয়। সফটওয়্যারে প্রতিটি বিলে মার্জিন দেখা উচিত, শুধু বিক্রয়মূল্য নয়, যাতে বোঝা যায় কম মার্জিনের আইটেমে বড় ছাড় দিয়ে লোকসান হচ্ছে কিনা। প্রতিটি ক্যাটাগরির (ব্র্যান্ডেড ওষুধ, জেনেরিক, সার্জিক্যাল, FMCG) জন্য ডিফল্ট ছাড় ঠিক করুন এবং কর্মীদের শুধু একটি সীমা পর্যন্ত বদলাতে দিন। জেনেরিক ওষুধে সাধারণত মার্জিন বেশি থাকে।

ভিড়ের সময় কাউন্টারের গতি

• যেসব প্যাকে বারকোড আছে, সেখানে বারকোড স্ক্যানিং ব্যবহার করুন।
• ওষুধ ব্র্যান্ড বা সল্টের নামের প্রথম কয়েকটি অক্ষর দিয়ে খুঁজুন।
• সবচেয়ে বেশি বিক্রি হওয়া আইটেমগুলি কুইক বাটনে রাখুন।
• 3 ইঞ্চি থার্মাল প্রিন্টারে প্রিন্ট করুন, যা দ্রুত এবং সব জরুরি ফিল্ড ছাপে।
• ব্যাচ হাতে না বেছে সফটওয়্যারকে নিজে বাছতে দিন।

নার্সিংহোম ও ক্লিনিকে সরবরাহ

অনেক medical store কাছাকাছি নার্সিংহোম ও ক্লিনিকে ওষুধ সরবরাহ করে, প্রায়ই বাকিতে। এই ক্রেতাদের জন্য আলাদা অ্যাকাউন্ট রাখুন, প্রতিটি সরবরাহের বিল করুন এবং মাসের শেষে স্টেটমেন্ট পাঠান। ক্লিনিক GST-তে রেজিস্টার্ড হলে বিলে তার GSTIN অবশ্যই লিখুন। পেমেন্টের দিন ও ক্রেডিট লিমিট ঠিক করে রাখুন।

ফার্মেসির দৈনিক হিসাব মেলানো

1. ড্রয়ারের নগদ টাকা নগদ বিক্রির রিপোর্টের সঙ্গে মেলান।
2. UPI ও কার্ডের মোট ব্যাঙ্ক বা পেমেন্ট অ্যাপের সঙ্গে মেলান।
3. নিয়মিত ক্রেতা বা নার্সিংহোমের প্রতিটি বাকির বিল তাদের অ্যাকাউন্টে উঠেছে কিনা দেখুন।
4. দিনে শেষ হয়ে যাওয়া আইটেম কালকের ক্রয় অর্ডারে যোগ করুন।
5. ডেটার ব্যাকআপ নিন বা ক্লাউড সিঙ্ক যাচাই করুন।

নতুন ফার্মেসির জন্য শুরু করার পরিকল্পনা

নতুন দোকান খুললে প্রথম দিন থেকেই সফটওয়্যারে কাজ শুরু করুন, পরে খাতা থেকে তোলার ঝামেলা থাকবে না। প্রথমে আপনার ড্রাগ লাইসেন্স নম্বর, GSTIN ও দোকানের তথ্য দিন। তারপর প্রথম ক্রয় বিলগুলি ব্যাচ ও এক্সপায়ারিসহ লিখুন, এতেই আইটেম তালিকা তৈরি হয়ে যাবে। প্রতিটি আইটেমের প্যাক সাইজ ও HSN কোড ঠিকমতো দিন। প্রথম সপ্তাহে প্রতিদিন সন্ধ্যায় স্টক রিপোর্ট দেখে তাকের সঙ্গে মিলিয়ে নিন, যাতে শুরুতেই কোনো ভুল থাকলে ধরা পড়ে।

পুরনো দোকানে সফটওয়্যারে যাওয়া

যদি অনেক বছর ধরে খাতায় চলছে, তাহলে একদিনে সব তোলার চেষ্টা করবেন না। একটি তারিখ ঠিক করুন, যেমন মাসের প্রথম দিন। সেদিন সবচেয়ে বেশি বিক্রি হওয়া 200 থেকে 300টি ওষুধের বর্তমান স্টক ব্যাচ ও এক্সপায়ারিসহ লিখুন। বাকিগুলি যখন নতুন করে কেনা হবে তখন যোগ হবে। নিয়মিত ক্রেতা ও নার্সিংহোমের বর্তমান বাকি ওপেনিং ব্যালান্স হিসেবে লিখুন। এক মাসের মধ্যে প্রায় পুরো দোকান সফটওয়্যারে চলে আসবে, আর আপনি প্রথমবার বুঝতে পারবেন আসলে কত টাকার স্টক তাকে পড়ে আছে।

কর্মীদের প্রশিক্ষণ

নতুন কর্মী এলে প্রথম দিনেই তাকে তিনটি জিনিস শেখান: ওষুধ কীভাবে খুঁজতে হয়, খোলা ট্যাবলেট কীভাবে বিল করতে হয়, আর ফেরত কীভাবে লিখতে হয়। এই তিনটি ঠিক থাকলে বেশিরভাগ ভুল আর হয় না। মাসে একবার এক্সপায়ারি রিপোর্ট নিয়ে কর্মীদের সঙ্গে আলোচনা করুন, যাতে সবাই জানে কোন ওষুধ আগে বিক্রি করতে হবে। প্রশিক্ষিত কর্মী মানেই দ্রুত কাউন্টার, কম ভুল আর খুশি ক্রেতা।

Gaddibook-এ ফার্মেসি বিলিং

Gaddibook ক্রয়ের সময় ব্যাচ, এক্সপায়ারি, MRP ও প্যাক সাইজ লেখে এবং বিক্রিতে ব্যবহার করে, FEFO ব্যাচ নির্বাচন, খোলা একক বিলিং ও এক্সপায়ারি রিপোর্টসহ। GST MRP থেকে উল্টো হিসাব হয় এবং ক্রয় ফেরত ডিস্ট্রিবিউটর অনুযায়ী ট্র্যাক হয়। আরও জানুন আমাদের ফার্মেসি বিলিং সফটওয়্যার পেজে, বিলের মূল বিষয় GST ইনভয়েস কীভাবে তৈরি করবেন-এ, আর স্টক রিপোর্টের জন্য ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার।

FAQ

Medical store-এর জন্য কোন বিলিং সফটওয়্যার ভালো?

এমন সফটওয়্যার বাছুন যা ব্যাচ ও এক্সপায়ারি ট্র্যাক করে, খোলা একক সামলায়, MRP থেকে GST বের করে এবং ক্রয় ফেরত সামলায়। সিদ্ধান্তের আগে এক সপ্তাহের আসল ক্রয় দিয়ে পরীক্ষা করুন।

ওষুধে GST-এর হার কত?

সেপ্টেম্বর 2025-এর পরিবর্তনের পর বেশিরভাগ ওষুধে 5%, কিছু জীবনদায়ী ওষুধ করমুক্ত। নির্দিষ্ট HSN কোডের হার সবসময় যাচাই করুন।

বিলিং সফটওয়্যারে মেয়াদোত্তীর্ণ ওষুধ কীভাবে সামলাব?

নিয়মিত এক্সপায়ারি রিপোর্ট বের করুন, শীঘ্র মেয়াদ শেষ হওয়া স্টক ডেবিট নোট দিয়ে ডিস্ট্রিবিউটরকে ফেরত দিন, আর মেয়াদোত্তীর্ণ স্টক রাইট-অফ করুন।

খোলা ট্যাবলেট কি বিল করা যায়?

হ্যাঁ। প্যাক সাইজ সেট থাকলে সফটওয়্যার প্রতি ট্যাবলেটের দাম বের করে এবং স্ট্রিপের সঠিক অংশ স্টক থেকে কমায়।

বিলে কি ড্রাগ লাইসেন্স নম্বর লাগে?

ফার্মেসিগুলি সাধারণত বিলে ড্রাগ লাইসেন্স নম্বর ছাপে, এবং রাজ্যের নিয়মে তা লাগতে পারে। আপনার রাজ্যের ড্রাগ কন্ট্রোল বিভাগের কাছে নিশ্চিত হয়ে নিন।