Medical Store बिलिंग: बैच, एक्सपायरी और GST

Medical store की बिलिंग आम दुकान से ज़्यादा मुश्किल है। हर स्ट्रिप का बैच नंबर और एक्सपायरी डेट होती है, कीमतें MRP के रूप में छपी होती हैं, कई दवाएं खुली यूनिट में बिकती हैं, और एक्सपायर्ड स्टॉक समय पर डिस्ट्रीब्यूटर को लौटाना होता है। इस गाइड में जानिए medical store की बिलिंग ऐसे कैसे सेट करें कि काउंटर तेज़ रहे और स्टॉक काबू में रहे।

फार्मेसी बिलिंग अलग क्यों है

जनरल स्टोर एक पैकेट बेचकर खत्म। फार्मेसी को हर आइटम के लिए ज़्यादा ट्रैक करना होता है:

यह सब हाथ से करने पर काउंटर धीमा होता है और गलतियां होती हैं। फार्मेसी के लिए बना बिलिंग सॉफ्टवेयर ये जानकारी खरीद के समय एक बार लेता है और बिक्री में अपने-आप इस्तेमाल करता है।

खरीद के समय बैच और एक्सपायरी दर्ज करें

सबसे साफ तरीका है कि बैच की जानकारी माल आने पर डालें, बेचते समय नहीं। डिस्ट्रीब्यूटर का खरीद बिल दर्ज करते समय:

1. हर आइटम का बैच नंबर, एक्सपायरी डेट, MRP और खरीद रेट डालें।
2. पैक साइज़ डालें, जैसे स्ट्रिप में 10 टैबलेट या 100 ml की 1 बोतल।
3. अगर MRP पर छूट देते हैं, तो बिक्री रेट या डिस्काउंट तय करें।

इसके बाद जब आप आइटम बेचते हैं, सॉफ्टवेयर मौजूद बैच दिखाता है और सबसे पहले एक्सपायर होने वाला बैच चुनता है (FEFO: first expiry, first out)। सिर्फ इससे एक्सपायरी का नुकसान काफी घट जाता है।

खुली टैबलेट की सही बिलिंग

ग्राहक अक्सर स्ट्रिप का हिस्सा खरीदते हैं। अगर सॉफ्टवेयर को पैक साइज़ पता है, तो आप 10 टैबलेट की स्ट्रिप में से 4 बिल कर सकते हैं, और कीमत स्ट्रिप MRP का 4/10 निकलेगी। स्टॉक 0.4 स्ट्रिप घटेगा। महीने के अंत में स्टॉक रिपोर्ट शेल्फ से मेल खाएगी।

दवाओं पर GST

22 सितंबर 2025 के रेट बदलाव के बाद ज़्यादातर दवाओं पर 5% GST है, कुछ जीवन रक्षक दवाएं टैक्स-फ्री हैं, और कुछ दूसरे हेल्थकेयर आइटम पर अलग रेट हैं। पैक पर छपा MRP GST सहित होता है, इसलिए बिल को MRP से टैक्सेबल वैल्यू उल्टा निकालनी चाहिए।

उदाहरण: ₹105 MRP वाली दवा पर 5% GST हो, तो टैक्सेबल वैल्यू ₹100 और GST ₹5 होगा। बिलिंग सॉफ्टवेयर को हर लाइन पर यह हिसाब करना चाहिए। मौजूदा रेट हमेशा HSN कोड (ज़्यादातर दवाओं के लिए चैप्टर 30) से जांचें।

एक्सपायरी मैनेजमेंट: हर महीने का रूटीन

1. हर महीने की 1 तारीख को "90 दिन में एक्सपायर" रिपोर्ट निकालें।
2. जल्दी एक्सपायर होने वाला स्टॉक शेल्फ के आगे रखें और पहले बेचें।
3. जो समय पर नहीं बिकेगा, उसकी वापसी या बदले के लिए डिस्ट्रीब्यूटर से बात करें। ज़्यादातर डिस्ट्रीब्यूटर एक्सपायरी से पहले तय समय में ही वापसी लेते हैं।
4. वापसी को सॉफ्टवेयर में खरीद वापसी (डेबिट नोट) के रूप में दर्ज करें, ताकि स्टॉक और हिसाब दोनों अपडेट हों।
5. पूरी तरह एक्सपायर्ड स्टॉक नियम के अनुसार नष्ट करें और स्टॉक राइट-ऑफ दर्ज करें।

प्रिस्क्रिप्शन और ग्राहक रिकॉर्ड

जिन दवाओं के लिए प्रिस्क्रिप्शन ज़रूरी है, उनके बिल के साथ डॉक्टर का नाम और प्रिस्क्रिप्शन की तारीख रखें। ग्राहक का मोबाइल नंबर सेव करना भी फायदेमंद है: हर महीने दवा लेने वाले मरीजों को रीफिल का समय याद दिलाया जा सकता है, जिससे भरोसा और दोबारा बिक्री दोनों बढ़ते हैं।

खरीद वापसी और डिस्ट्रीब्यूटर क्रेडिट

फार्मेसी कई डिस्ट्रीब्यूटर से माल लेती है और वापसी बार-बार होती है। हर डिस्ट्रीब्यूटर की अलग वापसी सूची रखें। स्टॉक लौटाते समय बैच नंबर और मात्रा के साथ डेबिट नोट दर्ज करें। जब डिस्ट्रीब्यूटर क्रेडिट नोट दे, तो उसे अपने डेबिट नोट से मिलाएं। जो वापसी मिलान नहीं हुई, वह पैसे का नुकसान है।

मार्जिन और डिस्काउंट तय करना

कई फार्मेसी नियमित ग्राहकों को MRP पर 5% से 15% की छूट देती हैं। सॉफ्टवेयर में हर बिल पर मार्जिन दिखना चाहिए, सिर्फ बिक्री कीमत नहीं, ताकि पता चले कि कम मार्जिन वाले आइटम पर बड़ी छूट से नुकसान तो नहीं हो रहा। हर कैटेगरी (ब्रांडेड दवा, जेनेरिक, सर्जिकल, FMCG) के लिए डिफ़ॉल्ट छूट तय करें और स्टाफ को सिर्फ एक सीमा तक बदलने दें। जेनेरिक दवाओं में आमतौर पर मार्जिन ज़्यादा होता है।

फार्मेसी की रोज़ की क्लोज़िंग

1. ड्रॉअर का कैश नकद बिक्री रिपोर्ट से मिलाएं।
2. UPI और कार्ड का टोटल बैंक या पेमेंट ऐप से मिलाएं।
3. नियमित ग्राहक या नर्सिंग होम के हर उधार बिल को उनके खाते में जांचें।
4. दिन में खत्म हुए आइटम कल के खरीद ऑर्डर में जोड़ें।
5. डेटा का बैकअप लें या क्लाउड सिंक जांचें।

भीड़ के समय काउंटर की रफ़्तार

• जिन पैक पर बारकोड है, वहां बारकोड स्कैनिंग इस्तेमाल करें।
• दवा को ब्रांड या सॉल्ट नाम के पहले कुछ अक्षरों से खोजें।
• सबसे ज़्यादा बिकने वाले आइटम क्विक बटन पर रखें।
• 3 इंच के थर्मल प्रिंटर पर प्रिंट करें, जो तेज़ है और सारे ज़रूरी फील्ड छाप देता है।
• बैच हाथ से चुनने की जगह सॉफ्टवेयर को अपने-आप चुनने दें।

शाम के समय जब डॉक्टर की OPD खत्म होती है, तब फार्मेसी पर सबसे ज़्यादा भीड़ होती है। इस समय से पहले काउंटर पर प्रिंटर का पेपर, खुले पैसे और UPI QR तैयार रखें, ताकि हर ग्राहक को एक मिनट से कम में बिल मिल जाए। तेज़ और सही बिल से ग्राहक का भरोसा बढ़ता है और वह अगली बार भी आपकी दुकान पर ही आता है। महीने में एक बार देखें कि भीड़ के घंटों में औसतन एक बिल में कितना समय लगा, और जहां देरी हो रही है उसे सुधारें।

Gaddibook में फार्मेसी बिलिंग

Gaddibook खरीद के समय बैच, एक्सपायरी, MRP और पैक साइज़ दर्ज करता है और बिक्री में इस्तेमाल करता है, FEFO बैच चुनाव, खुली यूनिट बिलिंग और एक्सपायरी रिपोर्ट के साथ। GST MRP से उल्टा निकाला जाता है और खरीद वापसी डिस्ट्रीब्यूटर के हिसाब से ट्रैक होती है। ज़्यादा जानें हमारे फार्मेसी बिलिंग सॉफ्टवेयर पेज पर, बिल की बुनियादी बातें GST इनवॉइस कैसे बनाएं में, और स्टॉक रिपोर्ट के लिए इन्वेंटरी मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर।

FAQ

Medical store के लिए कौन-सा बिलिंग सॉफ्टवेयर अच्छा है?

ऐसा चुनें जो बैच और एक्सपायरी ट्रैक करे, खुली यूनिट संभाले, MRP से GST निकाले और खरीद वापसी संभाले। फैसले से पहले एक हफ्ते की असली खरीद के साथ आज़माएं।

दवाओं पर GST रेट क्या है?

सितंबर 2025 के बदलाव के बाद ज़्यादातर दवाओं पर 5% है, कुछ जीवन रक्षक दवाएं टैक्स-फ्री हैं। खास HSN कोड का रेट हमेशा जांचें।

बिलिंग सॉफ्टवेयर में एक्सपायर्ड दवाएं कैसे संभालें?

नियमित एक्सपायरी रिपोर्ट निकालें, जल्दी एक्सपायर होने वाला स्टॉक डेबिट नोट से डिस्ट्रीब्यूटर को लौटाएं, और एक्सपायर्ड स्टॉक राइट-ऑफ करें।

क्या खुली टैबलेट बिल कर सकते हैं?

हां। पैक साइज़ सेट हो, तो सॉफ्टवेयर प्रति टैबलेट कीमत निकालता है और स्ट्रिप का सही हिस्सा स्टॉक से घटाता है।

क्या बिल पर ड्रग लाइसेंस नंबर चाहिए?

फार्मेसी आमतौर पर बिल पर ड्रग लाइसेंस नंबर छापती हैं, और राज्य के नियम इसकी मांग कर सकते हैं। अपने राज्य के ड्रग कंट्रोल विभाग से पुष्टि करें।