GST Invoice Format: টেমপ্লেট ও উদাহরণ

সঠিক GST invoice format থাকলে আপনার বিল আইনত বৈধ থাকে এবং ক্রেতা কোনো ঝামেলা ছাড়াই ইনপুট ট্যাক্স ক্রেডিট নিতে পারেন। এই গাইডে GST invoice format প্রতিটি ফিল্ড ধরে বোঝানো হয়েছে, একটি পূরণ করা উদাহরণ দেওয়া হয়েছে, এবং বলা হয়েছে B2B বিক্রি, B2C বিক্রি ও কম্পোজিশন ডিলারের জন্য ফরম্যাট কীভাবে বদলায়।

GST invoice format-এ কী কী থাকতে হবে

CGST নিয়মাবলির নিয়ম 46 বলে দেয় ট্যাক্স ইনভয়েসে কী দেখাতে হবে। বাস্তবে আপনার ফরম্যাটে এই অংশগুলি থাকা দরকার:

ঐচ্ছিক কিন্তু কাজের: ব্যাঙ্কের তথ্য, UPI QR কোড, বিক্রির শর্ত এবং একটি "ধন্যবাদ" লাইন। এগুলি বাধ্যতামূলক নয়, কিন্তু এতে টাকা দ্রুত আসে।

পূরণ করা GST invoice-এর উদাহরণ

পশ্চিমবঙ্গের এক ডিস্ট্রিবিউটর থেকে একই রাজ্যের একটি দোকানকে দেওয়া সাধারণ B2B বিল এরকম দেখাবে:

সর্বমোট: ₹8,850 (আট হাজার আটশো পঞ্চাশ টাকা মাত্র)। দোকানটি বিহারে হলে CGST ও SGST-এর বদলে 18% IGST, অর্থাৎ ₹1,350 দেখাত। উদাহরণের হারগুলি শুধু বোঝানোর জন্য; আপনার পণ্যের বর্তমান হার HSN কোড দেখে নিশ্চিত করুন।

B2B আর B2C বিলের ফরম্যাটে পার্থক্য

মূল GST invoice format একই থাকে, তবে ক্রেতার ধরন অনুযায়ী কিছু ফিল্ড বদলায়:

• B2B (রেজিস্টার্ড ক্রেতা): ক্রেতার GSTIN বাধ্যতামূলক, এবং HSN কোড দেখাতে হয় (₹5 কোটি পর্যন্ত টার্নওভারে 4 অঙ্ক, তার বেশি হলে 6 অঙ্ক)। ই-ইনভয়েসিং প্রযোজ্য হলে বিলে IRN ও QR কোডও থাকে।
• B2C (রেজিস্ট্রেশনহীন ক্রেতা): GSTIN লাগে না। ₹1 লাখের বেশি আন্তঃরাজ্য B2C বিক্রিতে ক্রেতার নাম, ঠিকানা ও রাজ্য রাখুন, কারণ এটি GSTR-1-এর আলাদা টেবিলে যায়।
• ছোট B2C বিক্রি: ₹200-এর কম বিক্রিতে ক্রেতা বিল না চাইলে দিনের শেষে একটি একত্রিত বিল তৈরি করা যায়।

কম্পোজিশন ডিলারের ফরম্যাট: বিল অফ সাপ্লাই

কম্পোজিশন স্কিমের ব্যবসা GST নিতে পারে না, তাই ট্যাক্স ইনভয়েস দেয় না। তারা দেয় বিল অফ সাপ্লাই, যার উপরে লেখা থাকে "Composition taxable person, not eligible to collect tax on supplies"।

বিল অফ সাপ্লাইয়ে বিক্রেতার GSTIN, সিরিয়াল নম্বর, তারিখ, ক্রেতার তথ্য, পণ্যের বিবরণ, HSN ও মূল্য থাকে, কিন্তু ট্যাক্সের কলাম থাকে না। করমুক্ত পণ্য বিক্রেতারাও বিল অফ সাপ্লাই দেন।

পরিবহন ও ডেলিভারির ফিল্ড

মাল সড়কপথে পাঠালে ডিস্ট্রিবিউটররা বিলে কিছু ডেলিভারি ফিল্ড যোগ করেন: ট্রান্সপোর্টারের নাম ও ID, গাড়ির নম্বর ও পাঠানোর তারিখ, আলাদা হলে ডেলিভারির ঠিকানা, এবং তৈরি হওয়ার পর ই-ওয়ে বিল নম্বর। ₹50,000-এর বেশি চালান ই-ওয়ে বিলসহ যেতে হবে। কখন লাগে, জানুন আমাদের গাইড ই-ওয়ে বিলের নিয়ম-এ।

পরিষেবার জন্য ইনভয়েস ফরম্যাট

মেরামতের দোকান, পরামর্শদাতা, ট্রান্সপোর্টার ও ক্যাটারারের মতো পরিষেবা ব্যবসাও একই ট্যাক্স ইনভয়েস ফরম্যাট ব্যবহার করে, শুধু দুটি পার্থক্যসহ। তারা HSN-এর বদলে SAC কোড (99 দিয়ে শুরু) দেখায়, এবং পরিমাণের কলামে প্রায়ই ঘণ্টা, দিন বা এককালীন অঙ্ক লেখা হয়। পরিষেবা দেওয়ার 30 দিনের মধ্যে বিল দিতে হয়। অগ্রিম নিলে অগ্রিম আসার সময় রসিদ ভাউচার দিন এবং চূড়ান্ত বিলে তা সমন্বয় করুন।

ক্রেডিট নোট ও ডেবিট নোটের ফরম্যাট

ক্রেতা মাল ফেরত দিলে, বা বিল দেওয়ার পর মূল্য কমাতে বা বাড়াতে হলে, মূল বিল সম্পাদনা করা হয় না। কমানোর জন্য ক্রেডিট নোট আর বাড়ানোর জন্য ডেবিট নোট দেওয়া হয়। এর ফরম্যাট ট্যাক্স ইনভয়েসের মতোই: আপনার GSTIN, আলাদা সিরিয়াল নম্বর, তারিখ, ক্রেতার তথ্য, মূল বিলের নম্বর ও তারিখ, পরিবর্তিত করযোগ্য মূল্য ও তার উপর ট্যাক্স। দুটিই যে মাসে দেওয়া হয় সেই মাসের GSTR-1-এ দেখাতে হয়।

থার্মাল প্রিন্টার নাকি A4 ফরম্যাট

দুটিতেই আইনি ফিল্ড একই। রিটেল কাউন্টার সাধারণত 2 বা 3 ইঞ্চি থার্মাল কাগজে প্রিন্ট করে, যা দ্রুত ও সস্তা। ডিস্ট্রিবিউটর ও হোলসেলাররা A4 বা A5 পছন্দ করেন, যাতে বেশি কলাম, পরিবহনের তথ্য ও শর্ত লেখা যায়। ভালো বিলিং অ্যাপে দুটি ফরম্যাটই রেখে প্রতিটি বিলে বেছে নেওয়া যায়। কাউন্টার বিলিং কীভাবে হয়, দেখুন আমাদের POS বিলিং সফটওয়্যার।

আপনার বিল ফরম্যাট যাচাইয়ের সহজ উপায়

আপনার একটি পুরনো বিল প্রিন্ট করে উপরের টেবিলের সঙ্গে প্রতিটি লাইন মিলিয়ে দেখুন। যে ফিল্ড নেই, তা আপনার টেমপ্লেট বা সফটওয়্যারের সেটিংসে যোগ করুন। তারপর আপনার CA-কে একটি নমুনা বিল দেখিয়ে নিশ্চিত হয়ে নিন। বিলিং সফটওয়্যার ব্যবহার করলে এগুলি একবারেই সেট হয়ে যায় এবং প্রতিটি নতুন বিলে নিজে থেকেই আসে। কাজটি একবারের, কিন্তু এতে সারা বছরের হাজার হাজার বিল সঠিক হয় এবং ক্রেতাদের সঙ্গে ক্রেডিট নিয়ে কোনো বিবাদ হয় না।

বিল নম্বরের নিয়ম

আপনার বিল নম্বর পুরো আর্থিক বছরে ইউনিক হতে হবে এবং একটি ধারাবাহিক সিরিজে চলতে হবে। অক্ষর, সংখ্যা, হাইফেন ও স্ল্যাশ মিলিয়ে মোট 16 অক্ষর পর্যন্ত ব্যবহার করা যায়, যেমন GB/25-26/0142। প্রতিটি শাখা বা প্রতিটি ধরনের ডকুমেন্টের (ইনভয়েস, ক্রেডিট নোট, ডেলিভারি চালান) জন্য আলাদা সিরিজ রাখা যায়, তবে প্রতিটি সিরিজ ধারাবাহিক হতে হবে এবং GSTR-1-এর ডকুমেন্ট টেবিলে দেখাতে হবে। বাতিল বিলের নম্বর কখনো আবার ব্যবহার করবেন না; বিলটি বাতিল হিসেবে চিহ্নিত করে রেকর্ডে রাখুন।

কখন বিল দিতে হয়

পণ্যের ক্ষেত্রে মাল পাঠানো বা ডেলিভারির সময় বা তার আগেই বিল দিতে হয়। দেরিতে বিল দিলে শুধু নিয়ম ভাঙে না, বিক্রি আপনার GSTR-1-এ ভুল মাসে চলে যায় এবং ক্রেতার GSTR-2B-এর সঙ্গে মেলে না। তাই মাল গাড়িতে ওঠার আগেই বিল তৈরি করার অভ্যাস করুন, এতে ই-ওয়ে বিলও একই তথ্য থেকে দ্রুত তৈরি করা যায়।

বিলে লোগো ও ব্র্যান্ডিং

আইনি ফিল্ডগুলির বাইরে বিলের নকশা আপনার ইচ্ছামতো হতে পারে। দোকানের লোগো, একটি ছোট স্লোগান, ফোন নম্বর ও WhatsApp নম্বর দিলে ক্রেতারা আবার যোগাযোগ করতে পারেন। পরিষ্কার ফন্ট ও যথেষ্ট ফাঁকা জায়গা রাখলে বিল পড়তেও সুবিধা হয়। মনে রাখবেন, নকশা যত সুন্দরই হোক, আইনি ফিল্ড বাদ গেলে বিল অসম্পূর্ণ।

ফরম্যাটের সাধারণ ভুল

1. প্লেস অফ সাপ্লাই না লেখা, ফলে ভুল ট্যাক্স (IGST-এর বদলে CGST/SGST) বসে।
2. ক্রেতার GSTIN ভুল টাইপ হওয়া, ফলে তার ক্রেডিট অন্য কারো কাছে চলে যায়।
3. প্রতি মাসে বিল নম্বর নতুন করে শুরু করা বা নম্বর বাদ দেওয়া।
4. HSN কোড না থাকা বা প্রয়োজনের চেয়ে কম অঙ্ক।
5. CGST ও SGST আলাদা না দেখিয়ে একটি মোট দেখানো।
6. কম্পোজিশন বিলে "Tax Invoice" লেখা।

পুরো পদ্ধতি আছে আমাদের গাইড GST ইনভয়েস কীভাবে তৈরি করবেন-এ।

Gaddibook দিয়ে তৈরি GST invoice format

Gaddibook-এর ইনভয়েস থিমগুলি আগে থেকেই GST invoice format মেনে তৈরি, প্রতিটি জরুরি ফিল্ডসহ। একবার ব্যবসার তথ্য দিন, তারপর প্রতিটি বিল সম্পূর্ণ তৈরি হবে। প্ল্যানগুলি দেখুন অথবা ডেমো বুক করুন।

FAQ

সরকারের কি কোনো নির্দিষ্ট GST invoice format আছে?

না। আইন বলে বিলে কোন ফিল্ড থাকতে হবে, কিন্তু কোনো নির্দিষ্ট নকশা নেই। সব জরুরি ফিল্ড থাকলে যেকোনো নকশাই বৈধ।

Excel বা Word-এ কি GST invoice তৈরি করা যায়?

হ্যাঁ, যদি টেমপ্লেটে সব জরুরি ফিল্ড থাকে এবং বিল নম্বর একটি ধারাবাহিক সিরিজে থাকে। বিলিং সফটওয়্যার বেশি নিরাপদ, কারণ তা ট্যাক্স ও নম্বর নিজে থেকে বসায়।

GST invoice-এ কি স্বাক্ষর বাধ্যতামূলক?

হ্যাঁ, বিক্রেতা বা অনুমোদিত ব্যক্তির স্বাক্ষর বা ডিজিটাল স্বাক্ষর লাগে। IRN ও QR-সহ ই-ইনভয়েস ডিজিটালি স্বাক্ষরিত বলে ধরা হয়।

GST invoice-এর কয়টি কপি লাগে?

পণ্যের জন্য তিনটি: ক্রেতার জন্য অরিজিনাল, ট্রান্সপোর্টারের জন্য ডুপ্লিকেট এবং বিক্রেতার জন্য ট্রিপ্লিকেট। পরিষেবার জন্য দুটি।

রপ্তানির জন্য GST invoice format কী?

রপ্তানি বিলে "Supply meant for export with/without payment of IGST", ডেলিভারির ঠিকানা এবং গন্তব্য দেশের নাম যোগ করা হয়।