GST Invoice Format: टेम्पलेट और उदाहरण
टैक्स इनवॉइस में ज़रूरी हर फील्ड, भरे हुए उदाहरण के साथ, और B2B, B2C व कंपोज़िशन डीलर के लिए सही फॉर्मेट।
Gaddibook Team · · अपडेट किया गया · 7 मिनट में पढ़ें
सही GST invoice format से आपका बिल कानूनी रूप से वैध रहता है और खरीदार बिना परेशानी के इनपुट टैक्स क्रेडिट ले पाता है। इस गाइड में GST invoice format को फील्ड-दर-फील्ड समझाया गया है, एक भरा हुआ उदाहरण दिया गया है, और बताया गया है कि B2B, B2C और कंपोज़िशन डीलर के लिए फॉर्मेट कैसे बदलता है।
GST invoice format में क्या-क्या होना चाहिए
CGST नियमों का नियम 46 बताता है कि टैक्स इनवॉइस में क्या दिखना चाहिए। व्यवहार में आपके फॉर्मेट में ये हिस्से होने चाहिए:
| हिस्सा | फील्ड |
|---|---|
| ऊपर का हिस्सा | "Tax Invoice", विक्रेता का नाम, पता और GSTIN |
| बिल की जानकारी | बिल नंबर (16 अक्षरों तक, हर वित्त वर्ष में एक सीरीज़) और तारीख |
| खरीदार की जानकारी | नाम और पता; रजिस्टर्ड खरीदार हो तो GSTIN |
| प्लेस ऑफ सप्लाई | राज्य का नाम और कोड जहां माल पहुंचा या सेवा दी गई |
| आइटम टेबल | विवरण, HSN या SAC, मात्रा, यूनिट, रेट, डिस्काउंट, टैक्सेबल वैल्यू |
| टैक्स कॉलम | CGST और SGST का रेट और रकम, या IGST का रेट और रकम |
| टोटल | कुल टैक्सेबल वैल्यू, कुल टैक्स, राउंड-ऑफ, अंकों और शब्दों में कुल रकम |
| रिवर्स चार्ज | टैक्स रिवर्स चार्ज पर देय है या नहीं |
| नीचे का हिस्सा | विक्रेता या अधिकृत व्यक्ति का हस्ताक्षर या डिजिटल सिग्नेचर |
वैकल्पिक लेकिन काम के: बैंक डिटेल, UPI QR कोड, बिक्री की शर्तें और "धन्यवाद" की एक लाइन। ये ज़रूरी नहीं हैं, लेकिन इनसे पैसा जल्दी मिलता है।
भरा हुआ GST invoice उदाहरण
पश्चिम बंगाल के एक डिस्ट्रीब्यूटर से उसी राज्य की एक दुकान को दिया गया साधारण B2B बिल ऐसा दिखेगा:
| आइटम | HSN | मात्रा | रेट (₹) | टैक्सेबल वैल्यू (₹) | CGST 9% (₹) | SGST 9% (₹) |
|---|---|---|---|---|---|---|
| LED बल्ब 9W | 8539 | 50 | 80 | 4,000 | 360 | 360 |
| एक्सटेंशन बोर्ड | 8536 | 10 | 350 | 3,500 | 315 | 315 |
| कुल | 7,500 | 675 | 675 |
कुल रकम: ₹8,850 (आठ हज़ार आठ सौ पचास रुपये मात्र)। अगर वही दुकान बिहार में होती, तो CGST और SGST की जगह 18% IGST यानी ₹1,350 दिखता। उदाहरण के रेट सिर्फ समझाने के लिए हैं; अपने सामान का मौजूदा रेट HSN कोड से जांचें।
B2B और B2C बिल के फॉर्मेट में फर्क
मूल GST invoice format एक जैसा रहता है, लेकिन खरीदार के प्रकार के हिसाब से कुछ फील्ड बदलते हैं:
- B2B (रजिस्टर्ड खरीदार): खरीदार का GSTIN ज़रूरी है, और HSN कोड दिखाने होते हैं (₹5 करोड़ तक टर्नओवर पर 4 अंक, उससे ऊपर 6 अंक)। ई-इनवॉइसिंग लागू हो, तो बिल पर IRN और QR कोड भी आता है।
- B2C (बिना रजिस्ट्रेशन वाला खरीदार): GSTIN की ज़रूरत नहीं। ₹1 लाख से ज़्यादा की दूसरे राज्य वाली B2C बिक्री पर खरीदार का नाम, पता और राज्य रखें, क्योंकि यह GSTR-1 की अलग टेबल में जाता है।
- छोटी B2C बिक्री: ₹200 से कम की बिक्री पर, अगर ग्राहक बिल न मांगे, तो दिन के अंत में एक कंसोलिडेटेड बिल बना सकते हैं।
कंपोज़िशन डीलर का फॉर्मेट: बिल ऑफ सप्लाई
कंपोज़िशन स्कीम वाला बिज़नेस GST नहीं ले सकता, इसलिए वह टैक्स इनवॉइस नहीं देता। वह बिल ऑफ सप्लाई देता है, जिसके ऊपर "Composition taxable person, not eligible to collect tax on supplies" लिखा होता है।
बिल ऑफ सप्लाई में विक्रेता का GSTIN, सीरियल नंबर, तारीख, खरीदार की जानकारी, सामान का विवरण, HSN और कीमत होती है, लेकिन टैक्स के कॉलम नहीं होते। टैक्स-फ्री सामान बेचने वाले भी बिल ऑफ सप्लाई देते हैं।
माल भेजने के लिए फील्ड
जब माल सड़क से भेजा जाता है, तो डिस्ट्रीब्यूटर बिल में कुछ डिलीवरी फील्ड जोड़ते हैं: ट्रांसपोर्टर का नाम और ID, गाड़ी नंबर और भेजने की तारीख, अलग हो तो डिलीवरी का पता, और बनने के बाद ई-वे बिल नंबर। ₹50,000 से ज़्यादा की खेप ई-वे बिल के साथ चलनी चाहिए। हमारी गाइड ई-वे बिल के नियम बताती है कि यह कब चाहिए।
थर्मल प्रिंटर या A4 फॉर्मेट
दोनों पर कानूनी फील्ड एक जैसे हैं। रिटेल काउंटर आमतौर पर 2 या 3 इंच के थर्मल पेपर पर प्रिंट करते हैं, जो तेज़ और सस्ता है। डिस्ट्रीब्यूटर और होलसेलर A4 या A5 पसंद करते हैं, जिसमें ज़्यादा कॉलम, ट्रांसपोर्ट डिटेल और शर्तें आ जाती हैं। अच्छे बिलिंग ऐप में दोनों फॉर्मेट रखकर हर बिल पर चुन सकते हैं। काउंटर बिलिंग कैसे होती है, देखें हमारा POS बिलिंग सॉफ्टवेयर।
सेवाओं के लिए इनवॉइस फॉर्मेट
रिपेयर शॉप, कंसल्टेंट, ट्रांसपोर्टर और कैटरर जैसे सेवा देने वाले बिज़नेस भी यही टैक्स इनवॉइस फॉर्मेट इस्तेमाल करते हैं, बस दो फर्क के साथ। वे HSN की जगह SAC कोड (99 से शुरू) दिखाते हैं, और मात्रा वाले कॉलम में अक्सर घंटे, दिन या एकमुश्त रकम लिखी जाती है।
सेवा का बिल सेवा देने के 30 दिन के अंदर देना होता है। अगर आप एडवांस लेते हैं, तो एडवांस आने पर रसीद वाउचर दें और अंतिम बिल में उसे एडजस्ट करें।
क्रेडिट नोट और डेबिट नोट का फॉर्मेट
जब खरीदार सामान लौटाता है, या बिल जारी करने के बाद कीमत घटानी या बढ़ानी हो, तो पुराना बिल एडिट नहीं करते। घटाने के लिए क्रेडिट नोट और बढ़ाने के लिए डेबिट नोट बनता है। इसका फॉर्मेट टैक्स इनवॉइस जैसा ही होता है: आपका GSTIN, अलग सीरियल नंबर, तारीख, खरीदार की जानकारी, मूल बिल का नंबर और तारीख, बदली जा रही टैक्सेबल वैल्यू और उस पर टैक्स। दोनों उसी महीने के GSTR-1 में दिखाए जाते हैं जिसमें वे जारी हुए।
बिल फॉर्मेट जांचने का आसान तरीका
अपना एक पुराना बिल प्रिंट करें और ऊपर की टेबल से एक-एक लाइन मिलाएं। जो फील्ड नहीं है, उसे अपने टेम्पलेट या सॉफ्टवेयर की सेटिंग में जोड़ें। फिर अपने CA को एक नमूना बिल दिखाकर पुष्टि कर लें। यह काम एक बार का है, लेकिन इससे साल भर के हज़ारों बिल सही बनते हैं और खरीदारों के साथ क्रेडिट को लेकर कोई विवाद नहीं होता।
फॉर्मेट की आम गलतियां
- प्लेस ऑफ सप्लाई न लिखना, जिससे गलत टैक्स (IGST की जगह CGST/SGST) लगता है।
- खरीदार का GSTIN गलत टाइप होना, जिससे उसका क्रेडिट किसी और को चला जाता है।
- बिल नंबर हर महीने शुरू से गिनना या नंबर छोड़ देना।
- HSN कोड न होना या ज़रूरत से कम अंक।
- CGST और SGST अलग-अलग न दिखाकर एक ही टोटल दिखाना।
- कंपोज़िशन बिल पर "Tax Invoice" लिखना।
पूरा तरीका हमारी गाइड GST इनवॉइस कैसे बनाएं में है, और अंकों के नियम GST इनवॉइस पर HSN कोड में।
Gaddibook से तैयार GST invoice format
Gaddibook की इनवॉइस थीम पहले से GST invoice format के हिसाब से बनी हैं, जिनमें हर ज़रूरी फील्ड मौजूद है। आप एक बार बिज़नेस की जानकारी डालें, उसके बाद हर बिल पूरा बनेगा। प्लान देखें या डेमो बुक करें।
FAQ
क्या सरकार का कोई तय GST invoice format है?
नहीं। कानून बताता है कि बिल में कौन-से फील्ड होने चाहिए, लेकिन कोई तय डिज़ाइन नहीं है। सभी ज़रूरी फील्ड हों, तो कोई भी डिज़ाइन मान्य है।
क्या Excel या Word में GST invoice बना सकते हैं?
हां, अगर टेम्पलेट में सभी ज़रूरी फील्ड हैं और बिल नंबर एक लगातार सीरीज़ में हैं। बिलिंग सॉफ्टवेयर ज़्यादा सुरक्षित है क्योंकि वह टैक्स और नंबर अपने-आप लगाता है।
क्या GST invoice पर हस्ताक्षर ज़रूरी है?
हां, विक्रेता या अधिकृत व्यक्ति का हस्ताक्षर या डिजिटल सिग्नेचर ज़रूरी है। IRN और QR वाले ई-इनवॉइस डिजिटल रूप से साइन माने जाते हैं।
GST invoice की कितनी कॉपी चाहिए?
सामान के लिए तीन: खरीदार के लिए ओरिजिनल, ट्रांसपोर्टर के लिए डुप्लीकेट और विक्रेता के लिए ट्रिप्लीकेट। सेवाओं के लिए दो।
एक्सपोर्ट के लिए GST invoice format क्या है?
एक्सपोर्ट बिल में "Supply meant for export with/without payment of IGST", डिलीवरी का पता और गंतव्य देश का नाम जोड़ा जाता है।
